Cechy skutecznej komunikacji z HRowym przymrużeniem oka

Skąd się biorą nieporozumienia? Dlaczego nasze komunikaty ulegają zniekształceniom? Czy naprawdę wystarczy powiedzieć, aby być zrozumianym? Te pytania stanowią klucz, do tego, by zrozumieć, jak skomplikowanym i wymagającym treningu procesem jest skuteczna komunikacja.

Wypowiedź przyjęta i wypowiedź nadana

Na początek weźmy na tapet scenkę z książki słynnego badacza komunikacji i konfliktu Schulza Von Thuna:

„Mąż, siedząc przy stole pyta: Co to jest to zielone w sosie? Żona odpowiada: Mój Boże, jak ci nie smakuje, możesz stołować się gdzie indziej!

Jeśli chcemy wyjaśnić brzemienną w skutkach historię komunikacji, rzućmy okiem na tzw. kwadrat komunikacyjny wspomnianego badacza. Otóż każda wiadomość może być rozpatrywana na czterech płaszczyznach:

  1. Rzeczowa – czyli jakie są fakty?
  2. Apelująca – czego oczekuje nadawca, co potrzebuje?
  3. Relacyjna – co nadawca myśli o mnie, jak się do mnie odnosi?
  4. Ujawniająca siebie – kim jest nadawca, co czuje?

Dla zobrazowania dwie odmienne interpretacje przytoczonej scenki (źródło: paramieszana.blogspot.com):

Czyli myślimy jedno, mówimy drugie, a odbiór? No właśnie…

Aby nie było za kolorowo – model ten działa obustronnie. Tzn. obejmuje jednakowo nadawcę (mówienie) oraz odbiorcę (słuchanie). Skuteczna komunikacja zachodzi wówczas, gdy obie strony działają na tych samych płaszczyznach i rozumieją je w ten sam sposób!

Nasza codzienna komunikacja może być historią pełną nieporozumień. W końcu komunikacja to coś więcej  niż mówienie i słuchanie. Autentyczna komunikacja wymaga nie tylko dogłębnego zrozumienia siebie, ale również zrozumienia punktu widzenia drugiego człowieka. Jednak gdy weźmiemy pod uwagę wszystkie nasze uprzedzenia (tak, wszyscy je mamy!), charakterystyczne dla nas zachowania, niewypowiedziane emocje, wszelkie (nie)dopowiedzenia i (nie)błędne interpretacje – klęska murowana. Pełne zrozumienie siebie, a co dopiero drugiej osoby, wydaje się wręcz niemożliwe.

A jednak komunikować musimy się codziennie – w domu, w pracy, w tramwaju czy w jakimkolwiek urzędzie (zapewne większość z nas ma świetne historie związane z załatwianiem spraw w okienku u „Pani Basi”;))

Jednak gdy myślę o niefortunnej komunikacji, pierwsze co przychodzi mi na myśl to słynny katalizator damsko-męskich relacji, czyli: „Kochanie, musimy porozmawiać!”.

Jak to jest, że w czasie kłótni kobiety najczęściej sięgają po argument „Ty mnie w ogóle nie rozumiesz!”, a mężczyzna? Samiec alfa po prostu pomyśli „O co jej znowu chodzi?”. I tak w kółko.

Wypracowanie faktycznego porozumienia i zrozumienia między dwojgiem ludzi przypomina mitologicznego Syzyfa, który raz za razem musiał wtaczać ciężki kamień na wysoką i stromą górę, aby zaczynać wszystko od początku. I tak jak w przypadku króla miasta Efyra, tak i u nas wytrwałość będzie pomocna w celu usprawnienia codziennej komunikacji.

A jak to wygląda w miejscu pracy?

Komunikacja jest jednym z głównych składników sukcesu firmy. Problem polega jednak na tym, że wyrażenie „dobre umiejętności komunikacyjne” jest terminem tak nadużywanym, że trudno jest wskazać, co to właściwie znaczy… A znaczy wiele i wiąże się ze zrozumieniem. W końcu efektywna komunikacja zachodzi wtedy, gdy komunikat nadawcy jest odbierany zgodnie z jego intencją. Obejmuje to przekaz wiadomości w sposób jasny i zwięzły, uważne słuchanie, czy zadawanie odpowiednich pytań.

Umiejętności komunikacyjne są niezbędne bez względu na to, jaką pracę wykonujesz i jaki jest twój staż pracy. Kiedy dochodzi do zniekształcenia komunikatów, często może ucierpieć nasza wydajność
i efektywność, morale czy wreszcie relacje z innymi.

Jakie są typowe bariery dla skutecznej komunikacji?

  1. Stres i emocje, które są poza naszą kontrolą
  2. Brak skupienia
  3. Niespójność tego, co werbalne i niewerbalne
  4. Negatywny język ciała i osądzanie
  5. Używanie niezrozumiałych dla odbiorcy słów

Dlatego warto się pochylić nad tym, co może sprawić, aby nasza komunikacja była bardziej efektywna i skuteczna. Poniżej znajdziesz 5 elementów, które pozwolą Ci usprawnić codzienną komunikację z innymi!

  1. Aktywne słuchanie – autentyczne i uważne. Skup się na rozmówcy i poświęć mu swój czas. Nie ma nic cenniejszego od czasu, który możesz poświęcić drugiej osobie. Jak pisał Henry David Thoreau: “The greatest compliment that was ever paid me was when one asked me what I thought, and attended to my answer.”
  2. Spójność i przejrzystość – czyli mówienie językiem zrozumiałym dla odbiorcy. Dobra komunikacja to znacznie więcej niż mówienie właściwej rzeczy – chodzi o przekazywanie wiadomości w sposób jasny i zwięzły.
  3. Zadawanie pytań – czasami warto zamienić zdania twierdzące w pytające, w końcu „Kto pyta nie błądzi. Nie bój się zadawać pytań. Podczas rozmowy możesz wykorzystać pytania otwarte, zamknięte, doprecyzowujące. Dzięki temu okazujesz rozmówcy swoje zainteresowanie.
  4. Życzliwość i empatia – przyjazny ton, szczery uśmiech, spersonalizowany kontakt – zachęć innych do otwartej i uczciwej komunikacji z Tobą. Ważne jest, aby być przy tym autentycznym. Pamiętaj, że odbiorca w rozmowie z Tobą odbiera nie tylko przekaz słowny (werbalny), ale również wszystkie sygnały, które wysyłasz często nieświadomie (przekaz niewerbalny).
  5. Inteligencja emocjonalna – to zdolność rozumienia emocji i zarządzania nimi w celu m.in. skutecznego komunikowanie się i świadomego zarządzania emocjami. Inteligencja emocjonalna składa się z czterech elementów:
  • samoświadomości
  • samozarządzania
  • świadomości społecznej
  • zarządzania relacjami

Jak widzicie, skuteczna komunikacja nie polega na mówieniu, a na słuchaniu. Dobre słuchanie oznacza nie tylko zrozumienie słów lub przekazywanych informacji, ale także zrozumienie emocji, które mówca próbuje przekazać.

Poznanie siebie i drugiej osoby zwiększa naszą świadomość o nas samych oraz otaczającym nas świecie. Każdy z nas ma swój naturalnych sposób zachowania w różnych sytuacjach. Zazwyczaj działamy rutynowo, powtarzając przyjęte sposoby postępowania. Prawidłowa identyfikacja  tych uwarunkowań i zależności pozwoli nam dopasować formę komunikacji do naszego rozmówcy i/lub zrozumieć jego styl komunikacji.

W jednym z kolejnych artykułów podpowiem Wam, jak zrozumieć własny (i innych) typ osobowości.

Do kolejnego przeczytania! :) 

Dodaj komentarz

      adres e-mail nie zostanie opublikowany

            Najczęściej czytane w tej kategorii