Czy zastanawialiście się kiedyś, co sprawia, że niektóre zespoły odnoszą tak spektakularne sukcesy? Jednym z czynników odpowiadających za doskonałe wyniki jest z pewnością skuteczna praca Project Managera. Co jednak sprawia, że Project Manager w branży IT działa skutecznie? Sprawdźmy, czy istnieje określony zestaw cech i zdolności, które gwarantują sukces Project Managerowi w branży IT.
Hind Fadil-Idani, Project Manager zajmująca się systemami lojalnościowymi we francuskim oddziale Comarch w Grenoble, zgodziła się podzielić z nami swoimi doświadczeniami i przemyśleniami na temat cech i właściwości, które sprawiają, że ktoś potrafi z sukcesem przeprowadzić projekt od początku do końca.
Hind pracuje w Comarch już od dwunastu lat. Początkowo zajmowała się inżynierią oprogramowania, następnie pracowała jako Tech Lead – na tym stanowisku odpowiadała za koordynację projektów i zespołów. Miała okazję bezpośrednio pracować z klientami, kontaktując się z nimi na co dzień i pomagając im osiągać zamierzone cele biznesowe. Hind mówi, że podjęcie pracy Project Managera było po prostu naturalnym następnym krokiem w jej karierze: „Moje obowiązki na poprzednim stanowisku pozwoliły mi doświadczyć, na czym polega zarządzanie projektami. Comarch dał mi możliwość sprawdzenia się w nowej roli, oferując nieustanne wsparcie”. Dziś praca Hind skupia się wokół projektów lojalnościowych dedykowanych detalistom i branży turystycznej; pracuje między innymi z takimi klientami jak Auchan. Po pracy spędza czas z rodziną – mężem i trzema synami – oraz rozwija swoją artystyczną pasję, malując obrazy olejne i akrylowe. Lubi także kontakt z naturą, którego doświadcza podczas wędrówek górskich w okolicach Grenoble.
Obowiązki Project Managera w IT
Główne zadania Project Managera w branży IT to planowanie, organizowanie i kierowanie projektami z uwzględnieniem ustalonego czasu na realizację, budżetu, zakresu oraz przydzielonych zasobów. Innymi słowy – Project Manager musi zadbać o ty, aby wszystkie elementy projektu i jego rozwoju były zgodne z oczekiwaniami wszystkich interesariuszy. Hind zazwyczaj zaczyna dzień pracy od sprawdzenia skrzynki mailowej i kilku rozmów telefonicznych, dzięki czemu na bieżąco śledzi wszystkie postępy w projekcie. Kontaktuje się również ze swoimi współpracownikami, aby dowiedzieć się, jak idzie im praca. Ta część obowiązków Hind ma dla jej pracy kluczowe znaczenie: „Niezależnie od tego, jaką otrzymam informację, moim obowiązkiem jest prawidłowo wyznaczyć priorytety. Organizuję spotkania z klientami i z zespołem, aby zebrać najświeższe dane i poinformować wszystkich, na jakim etapie znajduje się projekt, a w razie potrzeby przeplanować pracę”. Hind opracowuje także raporty dokumentujące działania i upewnia się, że poszczególne kluczowe etapy projektu są realizowane. Przygotowuje również prezentacje pokazujące, jakie postępy poczyniono w projekcie.
Zalety pracy na stanowisku Project Managera
Stanowisko Project Managera w branży IT będzie świetnym wyborem dla każdego, kto dobrze odnajduje się w pracy zespołowej oraz w zróżnicowanym, dynamicznym środowisku. Hind zawsze lubiła pracę w zespole, w obrębie którego współpracowała na różnych polach z osobami o różnych kompetencjach. Praca Project Managera wymaga od niej stawiania czoła różnym wyzwaniom – zarówno technicznym, jak i interpersonalnym. Dzięki temu nie traci zapału i ciągle się uczy. Praca przy projektach realizowanych dla branży usługowej okazała się dla Hind bardzo interesująca. Jak mówi: „Ta praca pozwoliła mi nie tylko być częścią naprawdę dużych projektów, ale także nawiązać kontakt z ciekawymi klientami i wspaniałym zespołem złożonym z developerów, testerów, analityków, architektów oraz konsultantów. Każdego dnia uczymy się od siebie wzajemnie i to bardzo motywuje mnie do pracy. Zawsze staram się dać z siebie to, co najlepsze, żeby dawać dobry przykład reszcie zespołu”.
Co gwarantuje sukces w zarządzaniu projektami?
Oto kluczowe cechy I umiejętności, które pozwalają odnieść sukces w zarządzaniu projektami w branży IT:
1. Efektywna komunikacja. Każdy Project Manager powinien umieć aktywnie słuchać i budować w obrębie zespołu relacje oparte o zaufanie i szacunek. Aby tak się stało, należy komunikować się jasno i otwarcie. Przekazywane wiadomości muszą być jednoznaczne. Jeśli zastanawiasz się nad podjęciem pracy jako Project Manager, Hind ma dla Ciebie doskonałą radę: „W codziennej komunikacji stosuję regułę KISS, której używa się także w programowaniu – Keep it Simple, Stupid”.
2. Zdolności organizacyjne. Project manager musi doskonale organizować pracę na każdym etapie rozwoju projektu, aby dopilnować terminów, założeń budżetowych i jakości pracy. Trzymanie się ustalonych wcześniej zasad gwarantuje powodzenie nawet najmniej złożonych projektów. Zdolności organizacyjne są niezbędne, aby właściwie ustalić zakres pracy, ustalić priorytety, na bieżąco śledzić postępy prac i zapewnić sprawną komunikację w zespole, np. poprzez organizowanie odpowiednio często spotkań. Hind podkreśla, że używanie oprogramowania dedykowanego zarządzaniu projektami znacznie usprawnia cały proces.
3. Zwinność. Nikogo pewnie nie zaskoczy stwierdzenie, że bycie elastycznym jest kluczowe w zarządzaniu projektami w branży IT. Skuteczny Project Manager będzie w stanie dopasować się do zmieniających się warunków i celów poprzez dokonywanie rewizji początkowych planów. Powinien także upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu zostali poinformowani o zmianach, które zatwierdził PM lub o które poprosił klient.
4. Umiejętności negocjacyjne. Jako osoba pracująca bezpośrednio zarówno z klientami, jak i z zespołem, Project Manager powinien umieć zachować zimną krew w trudnych sytuacjach. Spokój i dokładne przeanalizowanie kontekstu pozwolą mu znaleźć najlepsze z możliwych rozwiązań i doprowadzić do porozumienia między wszystkimi interesariuszami. Aby tego dokonać, czasem trzeba reagować dynamicznie i podejmować decyzje bardzo szybko.
5. Rzetelność. Istnieje prosta reguła, której przestrzeganie pokaże zespołowi twoją uczciwość i rzetelność: postępuj zgodnie z głoszonymi przez siebie zasadami. Bądź przykładem dla innych, a zyskasz wiarygodność i ich zaufanie. Współpraca będzie przebiegać sprawnie, jeśli twoi współpracownicy będą wiedzieć, że dotrzymujesz danego słowa i można na ciebie liczyć. Potwierdzanie słów czynami to klucz do sukcesu!