Wyobraź sobie, że właśnie kupiłeś nowy rower, składaną stridę. Jeśli nie przeczytasz instrukcji obsługi, zapewne będziesz korzystać z tego jednośladu do jedynie najbardziej podstawowej czynności, jaką z reguły rower zapewnia: dojazd do pracy/szkoły. Ale strida to akurat dość zmyślny rodzaj składaka, który różni się dość znacznie od potocznie rozumianego roweru i ma nieco inne niż np. górski możliwości.
Instrukcja obsługi: czytać czy nie czytać?
Być może domyślisz się niektórych funkcji tego składaka, ale bez instrukcji obsługi odkrycie niektórych jego możliwości zajmie Ci dłuższy lub krótszy odcinek czasu. Być może rower ma i takie funkcje, których nie odkryjesz wcale. Może zdarzyć się i tak, że nie wiedząc, jak prawidłowo korzystać z pewnych udogodnień, po prostu zepsujesz jakiś element roweru.
Nie, nie zamierzam namawiać Cię do czytania instrukcji obsługi (choć można dowiedzieć się czasem bardzo interesujących rzeczy), ale chcę zachęcić Cię do… spisywania listy z rzeczami do zrobienia na każdy tydzień.
Instrukcja obsługi? Przygotuj własną! Po co ten przydługi wstęp o rowerze? Bo robienie listy konkretnych zadań do projektów w pracy przypomina instrukcję. Ale tym razem lista Twoich zadań to instrukcja obsługi Twojego projektu dla Ciebie samego.
Jeśli nie robisz listy zadań, to:
- po pierwsze, nie wiesz, co masz do zrobienia, więc robisz tylko te czynności, o których akurat pamiętasz,
- po drugie, nie rozbudowujesz projektów o nowe innowacyjne funkcje (ważne, zwłaszcza kiedy Twoje stanowisko wymaga od Ciebie odpowiedzialności i samodzielności),
- po trzecie, zdarza się, że tracisz czas na zadania mało ważne lub niezbyt pilne,
- po czwarte, narażasz się na to, że zapomnisz o terminie wykonania innego, pilniejszego zadania.
Odpowiednia rozpiska projektów i zadań pozwoli Ci w szybki sposób zorientować się, co masz do zrobienia, na kiedy i ile czasu potrzebujesz na realizację. Ale w jaki sposób wyznaczać sobie cele do zrealizowania?
Dixit czy sabotażyci? Być może spotkałeś się ze wskazówką, że cele powinny być S.M.A.R.T. To znaczy, że zadania, które sobie stawiasz, powinny być skonkretyzowane (Specific), mierzalne (Measurable), atrakcyjne i osiągalne (Achievable), realistyczne (Realistic) i określone czasowo (Time-bound). Fajnie, ale co to tak naprawdę oznacza?
Umawiasz się czasem z kolegami na gry? Wyobraź sobie, że masz zorganizować wyjście na gry planszowe ze znajomymi. Czy wystarczy, że zanotujesz sobie w głowie lub zapiszesz w kalendarzu hasło: “ogarnąć gry w piątek”? Nie ma sprawy, jeśli spontaniczna impreza ma odbywać się w Twoim domu. Ale kiedy trzeba załatwić rezerwację w pubie dla szerszego grona, to sprawa się komplikuje.
Najpierw musisz odpowiedzieć sobie na pytanie, kim są Twoi znajomi, których zapraszasz: czy są to koledzy ze studiów, czy znajomi z pracy. Jaki termin pasuje większości i ile osób zamierza się pojawić. Na koniec jeszcze, czy to powinna być gra typu RPG, strategiczna Carcassone, karciana w stylu Dixit, Sabotażyści, czy raczej planszówka.
Już na tym etapie widzimy, że z ogólnego projektu “ogarnąć wyjście na gry w piątek” możemy wyszczególnić około pięciu bardziej szczegółowych zadań:
- ustalić, ilu znajomych wybierze się na grę,
- wybrać termin i miejsce spotkania,
- zarezerwować odpowiednią ilość stolików,
- wybrać zestaw gier,
- potwierdzić znajomym termin i miejsce.
Przeczytaj więcej na temat tego jak mądrze wyznaczać cele i skutecznie je realizować.
Z polskiego na nasze
Jeśli więc przyjrzysz się jednemu z przykładowych zadań, jakie sobie wyznaczyliśmy, okazuje się, że cel spełnia właśnie wymogi bycia „SMART”. Przyjrzyjmy się np. celowi „ustalić, ilu znajomych wybierze się na grę”.
- S (konkretne): Ten cel brzmi już całkiem konkretnie.
- M (mierzalne): Mierzalność celu w tym wypadku może sprowadzić się do pozyskania informacji, np. jaki procent teamu z pracy wybierze się na planszówki w zaproponowanym terminie lub czy udało nam się zebrać odpowiednią ilość osób potrzebnych do rozegrania wybranej gry.
- A (atrakcyjne i osiągalne): Nie zapraszaj kolegi, który od pół roku mieszka w Szwecji. Dla niego wypad z Wami w piątek na gry nie będzie atrakcyjną propozycją, a dla Ciebie czekanie na jego odpowiedź – stratą czasu.
- R (realistyczne): Nie zgrasz w jednym terminie 35 osób z dnia na dzień. Po prostu się nie da.
- T (określone czasem): Przy ustalaniu zadania warto także określić sobie termin jego realizacji. Cel może być ważny lub mniej ważny oraz pilny lub mniej priorytetowy. Ale o tym za chwilę.
Z zadaniami dotyczącymi projektów w pracy jest podobnie. Nie wystarczy wyznaczyć sobie za cel “ogarnąć projekt X”. Projekt podziel na bardziej precyzyjne zadania. Zastanów się, czy każde z zadań jest możliwe do zrealizowania, określ termin realizacji zadań, ustal, po czym poznasz, że udało Ci się zrealizować te cele.
Czy „ważne” równa się „pilne”?
Nie każde zadanie jest do zrobienia na teraz. Warto wiedzieć, które z zadań to te bardziej pilne. Proponuję Ci teraz kilka zadań. Spisałeś już wszystkie swoje projekty i podzieliłeś ja na zadania? Jeśli nie, zrób to. Każdemu projektowi nadaj inny kolor (pisakiem lub kartkami przylepnymi). Spisz zadania na osobne karteczki.
A teraz drugie zadanie do zrobienia: znajdź tablicę do pisania lub większą kartkę. Podziel ją na pół w pionie i na pół w poziomie. Okienka w pionie nazwij: Ważne / Mniej ważne, a okienka w poziomie: Pilne / Mniej pilne. To jest tak zwana macierz Eisenhowera.
Spójrz na tabelę i zastanów się, które z zadań są ważne i pilne, a które mimo tego, że są mniej ważne mimo, że wciąż pilne. Przylep zadania w odpowiednie miejsca w tabeli. Teraz masz już jasność, które zadania możesz odsunąć w czasie, a którymi należy zająć się już teraz. Jeśli chcesz poznać więcej szczegółów o efektywnym zarządzaniu czasem przeczytaj nasz inny artykuł.