Pomimo coraz większej ilości różnorodnych narzędzi do wymiany informacji nadal podstawowym kanałem komunikacyjnym w firmach i dla osób prywatnych pozostaje wiadomość e-mail. Czy jesteśmy w stanie wygrać batalię z codziennym widokiem 50 lub 100 wiadomości, jaki obserwujemy po otwarciu skrzynki pocztowej? Wątpię. Obraz ten wywołuje często u nas stres i niepokój. Jeżeli dotychczas nie używałeś żadnego systemu do zarządzania pocztą elektroniczną to metoda „Inbox Zero”, pochodząca z produktywnej metodyki „Getting Things Done” Davida Allena może okazać się bardzo skuteczna w opanowaniu e-mailowego chaosu.
Zasada działania Inbox Zero
Kluczowa zasada działania metody Inbox Zero, czyli zarządzania pocztą elektroniczną opiera się na założeniu, że skrzynka odbiorcza Inbox przechowuje jedynie TYMCZASOWO wszystkie wiadomości e-mail, które pojawiły się w naszej poczcie, i które docelowo zostaną przeniesione do przygotowanych folderów GTD (Getting Things Done). Odebrane wiadomości e-mail pozostają w Skrzynce odbiorczej Inbox tylko do chwili, gdy będziesz miał czas je przeanalizować i zdecydujesz, do którego folderu GTD powinny zostać przesunięte w dalszej kolejności. Takie działanie ma szybko doprowadzić do stanu, w którym dokładnie wiesz, co jest najważniejsze do zrobienia i co jest wartościowe do zachowania, a Twoja skrzynka odbiorcza Inbox stanie się pusta.
Pierwszym krokiem do uruchomienia metody Inbox Zero jest stworzenie struktury folderów GTD w skrzynce pocztowej. Dla osób rozpoczynających stosowanie tej metody na start zachęcam stworzenie najprostszej struktury, złożonej z trzech folderów: „@Działanie”, „@Oczekują”, „@Załatwione”, które zapewnią miejsce na rozłożenie wiadomości e-mail ze Skrzynki odbiorczej Inbox. Nazwy folderów GTD warto poprzedzić znakiem specjalnym (np.: „@” lub „#”), aby sortowały się od samej góry w drzewie folderów programu pocztowego.
Proces przetwarzania wiadomości w Inbox Zero
Statystycznie przeciętny pracownik biurowy przerywa pracę około 11 razy na godzinę, aby sprawdzić i odpowiedzieć na e-maile (Dane według raportu opublikowanego w National Center for Biotechnology Information). Żeby wrócić do stanu skupienia, potrzeba około 20 minut koncentracji, przy czym programy pocztowe „fabrycznie ustawione” sprawdzają pocztę na serwerze co 5-10 minut. Koszt rozproszeń w biurach związanych ze sprawdzaniem poczty e-maili liczony jest w USA na około 600 miliardów dolarów rocznie.
Zamiast nieustannie kontrolować powiadomienia o nowej poczcie, zdecydowanie lepszym sposobem na zarządzanie czasem pracy, naszą uwagą i energią jest zaplanowany proces przetwarzania skrzynki odbiorczej Inbox (W kwestii efektywnego zarządzania czasem polecamy zapoznać się z naszymi 5 wskazówkami). Takie działanie powinno być z góry określone i umieszczone w harmonogramie dnia, np.: wiadomości prywatne sprawdzamy rano, w południe i wieczorem. Jeżeli pracujesz na stanowisku kierowniczym i twoja praca wymaga praktycznie nieustannej akceptacji różnych wniosków oraz podejmowania decyzji – nawet w takich okolicznościach należy zatrzymać tamę napływających wiadomości przez wyłączenie automatycznego odbierania poczty co parę minut. W tej sytuacji zaleca się ustawienie sprawdzania poczty raz na godzinę.
Dla osób bardzo obciążonych, zapracowanych zaleca się pracę w godzinnych przedziałach czasowych podzielonych na 45 min pracy i 15 min przerwy pozwalającej przełączyć się na inny rodzaj zadania, np.: w tym czasie można wykonać sprawdzenie poczty e-mail.
Proces przetwarzania skrzynki odbiorczej Inbox i zarządzania pocztą elektroniczną sprowadza się do tego, że będziesz musiał zidentyfikować i podjąć decyzję dla każdego e-maila znajdującego się w Inboxie. Powinieneś określić, czym on jest, co oznacza i co należy z nim zrobić, po czym należy umieścić go w jednym z trzech folderów GTD.
Foldery
„@Działanie” – tutaj trafiają wszystkie e-maile, co do których zadecydowałeś, że powinieneś poświęcić im czas i kontynuować wymianę korespondencji.
„@Oczekują” – tutaj trafiają wiadomości już przetworzone w folderze „@Działanie”, dla których czekasz na odpowiedź od innych osób.
„@Załatwione” – tutaj trafiają wszystkie przetworzone i załatwione e-maile oraz materiał, który nie wymaga podejmowania żadnych zadań, ale może zawierać potencjalnie użyteczne informacje.
Podkreślam bardzo wyraźnie – PRZETWARZANIE skrzynki odbiorczej Inbox nie oznacza, że uporałeś się ze wszystkimi sprawami. Oznacza tyle, że wykasowałeś to, co mogłeś wykasować, zarchiwizowałeś to, co chciałeś zatrzymać, przeniosłeś wszystkie e-maile dotyczące spraw oczekujących i te wymagające działania. Teraz przedmiotem Twojej uwagi będzie folder „@Działanie”, bo tam trafiły wszystkie e-maile, co do których zadecydowałeś, że wymagają jakiegoś działania.
Prawdopodobnie stanie się tak, że nie zawsze będziesz mógł załatwić wszystkie sprawy w folderze „@Działanie” w ciągu jednego dnia. Jeżeli odbierasz bardzo dużą ilość wiadomości e-mail, wówczas w folderze „@Działanie” należy zastosować nadawanie e-mailom priorytetów. Znakomicie nadaje się do tego celu mechanizm kategorii od dawana dostępny np.: w programie MS Outlook. Jeżeli po dniu pracy w folderze skrzynka odbiorcza Inbox zostaje Ci ZERO e-maili to gratuluję. Metoda Inbox Zero sprawdza się bardzo dobrze.
Zalety zarządzania pocztą elektroniczną
Większość ludzi wykorzystuje swoje skrzynki e-mailowe jako miejsce przeglądu ciągle nieruszonych spraw, często wymagających pilnego działania oraz do przechowywania materiałów referencyjnych, a nawet śmieci. To praktyka, która błyskawicznie obezwładnia umysł. Za KAŻDYM RAZEM patrząc na skrzynkę odbiorczą Inbox, musisz dokonywać oceny całej jej zawartości, w starym systemie każde spojrzenie do Inboxa to rozproszenie.
Dzięki OPRÓŻNIANIU Inboxa do ZERA można skupić się na zadaniach oraz ograniczyć stres związany z panicznym przeglądaniem wielu ekranów e-maili wyszukując te, które są najważniejsze. Jeżeli wszystkie e-maile zostały przeanalizowane i rozłożone na foldery GTD, zauważ – teraz możesz konkretnie powiedzieć, ile faktycznie masz spraw na głowie!
Inbox Zero to uniwersalna metoda organizacji przetwarzania e-maili do zastosowania w każdym programie pocztowym, którą można wyjąć z produktywnej metodyki GTD. W zależności od ilości e-maili można wykonać bardziej lub mniej rozbudowaną implementację folderów tymczasowych GTD.
Zaproponowana metoda w praktyce umożliwi Ci wyrzucenie z Twojej skrzynki odbiorczej Inbox wszystkich trafiających tam wiadomości e-mail, co daje dużo korzyści:
- dostarcza informacje o ilości spraw do załatwienia
- zwalnia z konieczności wyszukiwania spraw do załatwienia
- zwalnia z potrzeby pamiętania o sprawach do załatwienia
- sprawia, że na bieżąco kontrolujemy sprawy
Do skutecznego wdrożenia metody Inbox Zero kluczowe jest wytworzenie nawyku regularnego przetwarzania Skrzynki odbiorczej Inbox. To wymaga zainwestowania trochę czasu. Statystycznie wytworzenie nawyku zajmuje średnio 66 dni, ale już po 18 dniach pojawiają się pierwsze automatyczne nawyki. Należy mieć na uwadze te uwarunkowania, gdyż taki proces może nie zadziałać w pełni skutecznie z dnia na dzień, a jego efekty mogą przyjść zdecydowanie później.
Warto powiedzieć to otwarcie, stosowanie tej metody wymaga zainwestowania dodatkowego czasu, 2-5 sekund potrzebnego do podjęcia decyzji dla każdej wiadomości w Skrzynce odbiorcze Inbox. Wymaga również od Ciebie codziennej systematyczności, aby utrzymać metodę w czasie. Uważam jednak, że jest ona najlepszym sposobem zarządzania pocztą elektroniczną oraz utrzymania trwałego porządku.
Podsumowanie
Inbox Zero to bardzo produktywny element metodyki „Getting Things Done”, który można wdrożyć w kilka minut i zobaczyć jak rewelacyjnie i natychmiastowe daje efekty. Jeśli dotychczas nie miałeś żadnego systemu pracy ze swoim e-mailem, to zachęcam Cię do wypróbowania tej metody. Bardzo ważnym aspektem jest również świadomość, że Skrzynka odbiorcza Inbox nie przejmuje nad nami kontroli, przez co nie rozprasza, nie zajmuje ciągle naszego czasu, nie obniża naszej produktywności. Zastosowanie tej metody w praktyce daje poczucie kontroli, że to Ja decyduję, jak i kiedy będę się nią zajmował! Dla osób otrzymujących setki e-maili dziennie to może być ogromny postęp w zarządzaniu pocztą elektroniczną.
Produktywność osobistą należy postrzegać jako umiejętność robienia właściwych rzeczy we właściwym czasie – wdrożenie jednego tylko elementu metodyki GTD jakim jest Inbox Zero, pozwoli Ci podnieść produktywność osobistą na znacznie wyższy poziom.
Osoby interesujące się produktywnością osobistą, organizacją zadań lub zarządzaniem pocztą elektroniczną odsyłam do najlepszego źródła wiedzy na ten temat, do książki Davida Allena „Getting Things Done” czyli sztuka bezstresowej efektywności". Jest to książka opisująca jak taktycznie radzić sobie z zarządzaniem zadaniami – poznanie kolejnych elementów całego procesu GTD pozwoli Ci na jeszcze większą skuteczność i optymalizację codziennych działań. Przeczytaj więcej o niebalanych rozwiązaniach problemów - loT.