Pytanie „Masz wolną chwilkę” wywołuje u Ciebie irytację, przerażenie i gęsią skórkę, a na samą myśl o tonie nieprzeczytanych maili czujesz stres? Być może to dobry moment, by poznać 5 tajników efektywnego zarządzania czasem. Przygotowane przez nas techniki są proste i możliwe do wdrożenia już dziś!Zarządzać czasem się nie da, ale sobą w czasie, już tak!
Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest zrozumienie, że bez względu na to, co zrobisz dziś, jutro będziesz miał do dyspozycji "tyle samo czasu". Nie więcej i nie mniej. Jedyne co możesz zrobić to znaleźć sposób, który pozwoli Ci wykonać więcej zadań w szybszym tempie przy mniejszym obciążeniu stresem. Nie jest to proste i wymaga od nas samodyscypliny oraz konsekwencji w działaniu, jednak nie ulega wątpliwości, że warto kształcić u siebie takie kompetencje. Widocznym efektem będzie na pewno zwiększenie naszej produktywności zawodowej, ale również zmniejszenie stresu i osiągnięcie równowagi pomiędzy swoją karierą a życiem osobistym.
1. Zdiagnozuj problem i dobierz narzędzie
Zarządzanie sobą w czasie to niewątpliwie rozległy temat. Każdy z nas ma inny styl pracy oraz osobistych „złodziei czasu” tj. zbyt długie rozmowy telefoniczne, czy nieefektywne spotkania. Ważne jest, by określić, co dokładnie marnuje nasz czas i dobrać do tego odpowiednie narzędzia. Warto także zwrócić uwagę na złe nawyki, które powodują, że naszej pracy przybywa, a przecież dajemy z siebie 100 procent.
2. Jaki jest Twój „MIT” ?
Niezależnie od tego, czym się zajmujesz i co dokładnie robisz, musisz zdefiniować swój MIT, czyli Most Important Task. Zadanie priorytetowe, które przynosi największy zysk i satysfakcję. Codzienne powinniśmy definiować swój MIT i na jego podstawie, budować swój kalendarz. Pamiętaj jednak, że MIT to nie cel, ale czynność, która przybliża Cię do osiągnięcia zamierzonych rezultatów. A o tym, jak mądrze wyznaczać cele i skutecznie je realizować, przeczytasz w naszym poradniku o krokach do sukcesu. Jeśli ustalimy swoje priorytetowe zadanie, ciężko będzie z niego zrezygnować, odkładać je, czy zostawić na koniec dnia. Być może nie uda mi się dziś zrobić wszystkiego, ale ważne rzeczy, na pewno tak. Warto zaplanować także odpowiedni czas na realizację naszego MIT. Nietrudno się domyślić, że najbardziej produktywną porą dnia są godziny poranne. To wtedy jesteśmy w stanie zrobić najwięcej zadań, które wymagają od nas koncentracji czy kreatywności. Resztę dnia można wtedy poświęcić na spotkania, telefony czy pisanie wiadomości. Co ważniejsze towarzyszy nam poczucie, że do godziny 11:00 wykonaliśmy najpilniejsze tematy, co wprawia w dobry nastrój i motywuje do kolejnych działań.
3. Zrezygnuj z list „to-do”
Każdy z nas prędzej czy później odczuwa potrzebę uporządkowania zadań do wykonania. Zwykle w takich chwilach tworzymy listy lub zapisujemy wszystko na samoprzylepnych karteczkach. W większości przypadków metoda ta jest spisana na straty. Po pierwsze listy te nie precyzują, kiedy powinieneś zrobić zadanie, często bywają zbyt ogólne i za długie, a co najważniejsze nie priorytetyzują zadań. Niektóre z rzeczy na liście zajmują nam kilka minut, inne godzinę lub dłużej. Dlatego, gdy zerkniesz na listę, zastanawiając się, co powinieneś zrobić w następnej kolejności, większość z nas wybierze coś szybkiego, a niekoniecznie najważniejszego. Długie listy są również powodem stresu, który wywołuje u nas nerwowość oraz poczucie braku kontroli. Dlatego, jeśli jeszcze nie masz kalendarza, załóż go jak najszybciej. Planuj w nim swoje wszystkie działania, cele, a nawet przerwy, a potem konsekwentnie się go trzymaj. Jeżeli zadanie jest duże, a jego realizacja może zająć nam kilka godzin, rozbij je na mniejsze zadania. Ważne, żeby każde z nich dało się wykonać od razu. Pamiętaj, że kalendarz nie musi być papierowy, warto zastanowić się, co najlepiej pasuje do naszego stylu pracy, być może warto skorzystać z aplikacji.
4. Nie oszukuj się, nigdy nie zrobisz wszystkiego
Jeśli przekonałeś się już do dokładnego planowania swoich działań w kalendarzu, uzupełnij go w myśl - zasady 60:20:20. Zasada ta zakłada, nieplanowanie swojego czasu w 100%, tak aby w ciągu dnia pozostawić w swoim harmonogramie luki, tak zwane, bufory czasowe. Ponieważ niezależnie od tego, jak bardzo byśmy się nie starali, nie jesteśmy w stanie zaplanować swojego kalendarza co do minuty. Rzeczywistość szybko potrafi zweryfikować taki plan, wrzucając nam, nieprzewidziane spotkania, pilne raporty, czy kolejne telefony od klientów. W myśli tej zasady powinniśmy uwzględnić w swoim harmonogramie 60% czasu na czynności przewidziane, 20% przeznaczyć na czynności nieoczekiwane oraz 20% na czynności spontaniczne, czyli naszą aktywność twórczą. Podział pracy w schemacie 60:40 jest oczywiście kwestią umowną i możemy te proporcje dostosować do swoich potrzeb czy stylu pracy. Pamiętajmy, że efektywne zarządzanie czasem, a właściwie sobą w czasie, ma służyć przede wszystkim Tobie. Dlatego nigdy nie zapominaj też o dłuższej regenracji i sprawdź, czy nie masz którejś z 5 oznak świadczących o tym, że przydałby Ci się urlop.
5. Uporządkuj swoją skrzynkę
Według Harvard Business Review pracownicy poświęcają ok. 28% czasu pracy w biurze na odpowiadanie czytanie i pisanie wiadomości. Przeciętny pracownik sprawdza maile około 70 razy dziennie, a w skrajnych przypadkach liczba ta sięga nawet 350. Nie powinno więc dziwić, że skrzynka mailowa wywołuje u nas stres. Dlatego tak ważne jest, by umiejętnie nią zarządzać i nie dać się przytłoczyć tysiącom nieodebranych wiadomości. Dla lepszego utrzymania porządku staraj się na bieżąco archiwizować maile, które są już przeczytane lub nie są Ci potrzebne. Nie przesadzaj z ilością folderów, łatwo potem pogubić się w poszukiwaniu „ważnej” wiadomości. Jeśli nie używasz żadnego narzędzia do zarządzania skrzynką, jak na przykład Inbox Zero, wprowadź proste podziały np. zgodnie z metodą 4D: do zrobienia (do it), do przekazania (delegate), odroczyć wykonanie (defer) lub skasować (delete). Warto przypisać również reguły, które będą nam sortować niektóre maile do określonych folderów. Sprawdzaj pocztę o wyznaczonych porach, poświęcając wtedy 20 minut na odpisanie na najważniejsze wiadomości. Pamiętaj też, żeby Twoje odpowiedzi były krótkie i jak najbardziej zrozumiałe dla odbiorcy.
Nie bój się eksperymentować! Pamiętaj, że dla każdego skuteczne metody zarządzania sobą w czasie będą inne. Jest wiele zasad, które mówią nam jak podnosić swoją efektywność. To, co działa u Ciebie, niekoniecznie sprawdzi się w przypadku kogoś o innej osobowości, innym stylu pracy lub po prostu na innym stanowisku. Dlatego warto eksperymentować. Zacząć od obserwacji i zadania sobie pytań: Na co najwięcej przeznaczam czasu w pracy? Co jest moim priorytetowym zadaniem ? Czy dobrze prowadzę swój kalendarz ? Próbuj nowych rzeczy, rozmaitych rozwiązań, a wówczas na pewno uda się wypracować optimum i zostać „guru” od efektywnego zarządzania czasem.
A jak powinien wyglądać optymalny proces projektowy? Tego dowiesz się z kolejnego artykułu.