W realiach dzisiejszego biznesu posiadanie zespołu złożonego z wykwalifikowanych specjalistów nie jest już gwarancją sukcesu. Znacznie ważniejsze jest to, żeby odpowiednio wykorzystać umiejętności zespołu jako całości, delegując zadania i zarządzając czasem pracy w taki sposób, aby nie marnować potencjału pracowników. Z jakimi trudnościami trzeba mierzyć się podczas pracy nad złożonymi projektami i jak może w tym pomóc Jira?
Jira – co to jest?
Jira to rozbudowane narzędzie do zarzadzania projektami. Oprogramowanie zostało wydane przez japońską firmę Atlassian i ukazało się w 2002 roku. Najczęstszym zastosowaniem Jiry jest wsparcie projektów w IT, chociaż w innych sektorach też jest dobrym narzędziem. Jak działa?
Zapewnia kompleksowy zestaw narzędzi służących do obsługi projektów: wspomaga planowanie, monitorowanie i zarządzanie nimi, a także śledzenie postępu i generowanie raportów. Jira umożliwia także integrację z zewnętrznymi komunikatorami oraz automatyzację wysyłania powiadomień, co znacznie poprawia komunikację zespołu. Zawiera również tablice projektowe, takie jak np. Kanban i Scrum, które ułatwiają utrzymanie przejrzystości w procesach. W razie potrzeby Jira może być dostosowana do konkretnych wymagań danej firmy lub organizacji.
Dlaczego zarządzanie zespołem jest aż tak ważne?
To, że każdy ze specjalistów zna się na swojej dziedzinie, nie oznacza jeszcze, że wspólnie osiągną oni wyznaczone cele. Dbaniem o to, aby praca zespołu przebiegała pomyślnie najczęściej zajmuje się Project Manager lub Team Leader.
Nadrzędnym celem jego pracy jest zapewnienie prawidłowego funkcjonowania zespołu. Polega ono przede wszystkim na zapewnieniu podziału obowiązków dostosowanego do kompetencji oraz możliwości przerobowych specjalistów. Ważne jest także, aby nie dopuścić do sytuacji, w których specjaliści nie mają przydzielonych zadań oraz pilnowanie wyznaczonych deadline’ów. Dzięki optymalnemu zarządzaniu zespół może terminowo realizować swoje cele, a żaden z jego członków nie jest przeciążony pracą.
Z jakimi wyzwaniami wiąże się zarządzanie zespołem?
Najważniejszym wyzwaniem podczas zarządzania zespołem jest zorganizowanie pracy nad złożonymi, wielowątkowymi zadaniami. Takie taski często składają z licznych subtasków, z których każdy musi być wykonany w odpowiedniej kolejności.
Warto także zadbać o przeprowadzenie czytelnej i skutecznej komunikacji w zespole oraz pomiędzy zespołami. Komunikacja jest skuteczna tylko wtedy, kiedy idzie w parze z utrzymaniem przejrzystości procesów.
Jeśli wszystko działa tak, jak należy, specjaliści są zorientowani w przebiegu prac. Rozumieją, jak zostały podzielone obowiązki, jakie problemy zostały napotkane w procesie i w jaki sposób zostały rozwiązane. Wiedzą także, jak należy rozwijać to, co już zostało wypracowane. Warto zadbać o to, aby każdy ze specjalistów z danego zespołu oraz z innych zespołów wiedział, jak przebiega workflow i miał świadomość swojej roli w danym zadaniu.
Jak Jira może pomóc w rozwiązywaniu tych wyzwań?
Jira posiada wiele funkcjonalności wspomagających zarządzanie procesami. Pierwszym z nich jest możliwość tworzenia epików, czyli łączenia zadań w złożone grupy. Jest to narzędzie, które pomaga w organizowaniu prac nad wielowątkowymi zadaniami. Umożliwia ono podzielenie jednego obszernego zadania na wiele mniejszych i bardziej szczegółowych. Każde z nich można przyporządkować do danego specjalisty, który odegra w projekcie określoną rolę.
To narzędzie umożliwia także łączenie (linkowanie) zadań, co sprawia, że wszyscy członkowie zespołu mają świadomość swojej roli i łatwiej dostrzegają zależności pomiędzy nimi. Często zdarza się, że dane zadanie nie może zostać wykonane bez uprzedniego ukończenia prac nad zadaniem powiązanym. Może nim być np. naprawa błędu lub dostarczenie określonych treści.
Łączenie zadań pozwala Project Managerom na określenie kluczowych momentów w projekcie z wyprzedzeniem i wskazania zadań z wysokim priorytetem odpowiednio wcześniej. Jira wspomaga zarządzanie priorytetami zadań i umożliwia sterowanie pracą specjalistów w taki sposób, aby móc odciążyć ich wtedy, kiedy będą oni potrzebni przy ważnych taskach.
Ważnym aspektem współpracy jest także możliwość kolektywnego śledzenia zadań i projektów. Jira umożliwia pracownikom regularne aktualizowanie statusów zadań, co sprawia, że każdy członek zespołu może być na bieżąco z postępem prac.
Automatyzacja komunikacji i raportowania w zespole
Jedną z funkcji Jiry wspomagającą utrzymanie płynnej komunikacji w zespole jest możliwość integracji z zewnętrznymi komunikatorami, takimi jak choćby Slack i Microsoft Teams.
Jira umożliwia także automatyzację powiadomień i wprowadza możliwość konfiguracji powiadomień, która pozwala użytkownikom na bycie na bieżąco z różnymi zadaniami.
Pomocne są także komentarze i notatki w zadaniach. Jira umożliwia dodawanie komentarzy do zadań, epików, oraz zgłoszeń błędów, dzięki czemu każdy użytkownik pracujący nad zadaniem może zorientować się nad postępem prac.
Utrzymanie przejrzystości w procesach
W kontekście utrzymania przejrzystości w procesach warto wspomnieć o tym, że Jira posiada zintegrowane narzędzia do tworzenia spersonalizowanych tablic Kanban i Scrum, które umożliwiają łatwiejsze śledzenie stanu prac nad danym projektem.
W Jirze znajdują się także zaawansowane funkcje raportowania, które pomogą Project Managerom zorientować się w problemach i optymalizować procesy. Innym ważnym atutem Jiry jest możliwość śledzenia historii zmian. Dzięki temu, że zmiany są zapisywane, specjaliści mogą w każdym momencie wrócić do poprzednich wersji projektów.
Wady i wyzwania w codziennym użytkowaniu Jiry
Jira wprawdzie pozwala na czytelne i wielowątkowe zarządzanie danymi funkcjami, jednak nie jest to rozwiązanie pozbawione wad. Do słabych stron Jiry należą: skomplikowana konfiguracja, wysokie koszty użytkowania i niedostosowanie do niektórych rodzajów projektów.
Skomplikowana konfiguracja i trudny proces wdrożenia nowych pracowników
Duża ilość zaawansowanych opcji oferowanych przez Jirę sprawia, że wdrożenie tego systemu i jego konfiguracja są czasochłonne i skomplikowane. Funkcje oferowane przez Jirę są niezwykle rozbudowane, a ich nagromadzenie funkcji może spowodować trudności z wdrożeniem nowych pracowników. W związku z tym dojście do poziomu, w którym użytkownik będzie w stanie wykorzystać pełny potencjał Jiry, wymaga poświęcenia czasu na szkolenie.
Wysokie koszty użytkowania
Zarówno w przypadku dużych zespołów lub firm, które zatrudniają wiele osób, jak i małych firm, Jira może być kosztownym rozwiązaniem. Sporych nakładów finansowych może wymagać także poszerzanie licencji Jiry, które może okazać się konieczne przy zwiększającym się zakresie projektów. Na wysokie koszty użytkowania Jiry składają się także wymagania związane z infrastrukturą IT. Jira w modelu self-maganed wymaga odpowiedniego zaplecza IT, a jej skompletowanie może wiązać się z dodatkowymi kosztami, na które składa się nie tylko sprzęt, ale także zatrudnienie osób odpowiedzialnych za jej konserwację.
Czasochłonne zarzadzanie projektami
Możliwość bardzo dokładnego raportowania postępów jest wartościowa podczas pracy nas projektami, ale skomplikowanie procedur może być także wadą. W niektórych przypadkach samo raportowanie postępów prac oraz zarzadzanie zmianami w Jirze bywa wymagające i czasochłonne, co może odbić się na czasie poświęconym na pracę nad samym zadaniem.
Niedostosowanie do niektórych rodzajów projektów
Jira jest związana przede wszystkim z projektami związanymi z IT i rozwojem oprogramowania, co przekłada się na niedopasowanie do innych rodzajów projektów, np. kreatywnych. W tym kontekście wadą Jiry jest m.in. to, że nie umożliwia przesyłania dużych plików, a ich maksymalny rozmiar wynosi 10MB.
Jak radzić sobie z wadami Jiry – możliwości personalizacji
Negatywny wpływ wielu z wcześniej wymienionych wad można zneutralizować dzięki odpowiedniej personalizacji poszczególnych procesów. Jira oferuje użytkownikom możliwość dostosowania workflow, opcji wyświetlania, dostarczania powiadomień, a także wykorzystanie zaawansowanych funkcji wyszukiwania.
Dostosowanie workflow
Praca w Jirze opiera się na określonym workflow, który zawiera takie kroki, jak: „to do”, „in progress” i „done”. Różne typy zadań mają jednak różne wymagania, dlatego w Jirze istnieje możliwość zaprogramowania całego workflow tak, aby spełniało potrzeby danego typu zadania. W ten sposób, wraz z rozpoczęciem zadania można przyporządkować mu dane workflow. Warto o to zadbać, ponieważ nawet w tej samej firmie inne warianty workflow sprawdzą się do zadań deweloperskich i inne do zadań kreatywnych.
Wyświetlanie treści i dostarczanie powiadomień
Kolejnym narzędziem, które można dostosować, jest dashboard. Pulpit w Jirze można spersonalizować tak, aby wyświetlał tylko te informacje, które są kluczowe dla danego zespołu, np. progres sprintu, co ułatwia współpracę pomiędzy zespołami
Warto także zadbać o odpowiednie ustawienie dostarczania powiadomień. Domyślnie Jira wysyła je wtedy, kiedy w projekcie zachodzą zmiany, dzięki czemu zespół jest poinformowany na bieżąco. To ważne, ale z perspektywy pracownika może być także uciążliwe. Dostarczanie powiadomień do konkretnych użytkowników można więc dostosować, dzięki czemu nie będą oni przeciążeni informacjami, które ich nie dotyczą.
Zaawansowane funkcje wyszukiwani
Dodatkowo, Jira oferuje także wykorzystanie zaawansowanych funkcji wyszukiwania. Są one możliwe dzięki wyszukiwarce słów kluczowych opartej o JQL, czyli Jira Query Language. Umożliwiają wyszukanie zadania nie tylko po tytule zadania albo jego numerze, ale też frazach w opisach.
Czy Jira wynagradza podjęte wysiłki?
Mimo istnienia wielu wad, można śmiało założyć, że Jira to dobre narzędzie do zarządzania zespołem i może być pomocna w pracy Project Managera, zwłaszcza kiedy korzysta się z niej należycie. Na szczególną uwagę zasługuje także możliwość personalizacji wielu funkcji, która umożliwia dostosowanie ich do wymagań danego projektu.
Długi okres wdrożenia i duża liczba funkcji mogą wydawać się być barierą, jednak każde nowe narzędzie na początku powoduje dezorientację i wymaga wysiłków związanych z wdrożeniem. Aby jak najlepiej wykorzystać potencjał Jiry w nadzorowaniu projektów i prowadzeniu komunikacji w zespole, warto podjąć odpowiednie wysiłki, przeprowadzić w zespole stosowne szkolenia i uwzględnić najlepsze praktyki w jej użytkowaniu.